Tenha um plano de ação e resolva problemas sem improvisos

plano de ação - pessoas em volta de uma mesa cheia de papeis

Desenvolver um bom plano de ação para resolver com eficiência os problemas profissionais pode fazer toda a diferença em sua carreira. Saiba como fazer isso

Se há uma certeza em sua carreira profissional, é o fato de que você precisará solucionar problemas. A grande pergunta é: como? Com o uso de métodos e ferramentas de gestão que permitem resolver o problema com eficiência, por meio de um plano de ação bem estruturado? Ou na base do improviso e do “jeitinho”?

Para crescer e ser bem sucedido em sua carreira, você precisa contar com técnicas que te permitam desenvolver um plano de ação coerente, bem estruturado e que gere resultados palpáveis. Seja qual for a técnica usada, ela precisa passar por três fases:

  1. Análise dos indicadores problemáticos:

    Para resolver o problema, é preciso saber exatamente qual é esse problema;

  2. Encontrar as causas:

    Se há um problema, quais são suas causas reais?

  3. Traçar um plano de ação para solucionar os problemas:

    Sabendo qual é a causa, é possível trabalhar em sua solução.

Perceba que somente depois que o plano de ação é traçado é que, efetivamente, parte-se para a resolução do problema. Ao dedicar tempo à identificação das reais causas do problema e criar uma estratégia para sua solução, acaba-se economizando tempo e dinheiro no processo de correção. É melhor investir tempo em identificar o problema em vez de partir a esmo para resolvê-lo, sem saber quais as ferramentas necessárias.

Parece óbvio, não é? No dia a dia das empresas, porém, com muita frequência ignoram-se os planos de ação, na ansiedade por resolver rapidamente uma emergência. E, com frequência, profissionais e empresas acabam gastando mais tempo e recursos quando agem dessa maneira.

E não é por falta de ferramentas e técnicas. Muitos métodos podem ser usados no processo de analisar os problemas, encontrar as causas e traçar planos de ação. Conheça alguns deles:

 

Os 5 “porquês”

Os 5 porquês são uma ferramenta simples de resolução de problemas, mas seu impacto para descobrir a causa raiz pode ser imenso. Essa metodologia, no fundo, é bastante simples: pergunte “por que”, repetidamente. Cada vez que respondemos a essa pergunta para solucionar o problema, avançamos em direção à verdadeira causa. Faça perguntas com clareza e responda-as com franqueza, elencando as respostas e perguntando novamente até que a causa raiz seja encontrada. A partir disso, crie um plano de ação.

Todo mundo que já lidou com uma criança por volta dos quatro anos de idade já se deparou com essa técnica. É comum que a criança, curiosa, pergunte “por que…”, buscando uma resposta. E, ao ouvir a resposta, pergunta de novo “mas, por que…”, e assim por diante. Normalmente, até que a paciência do adulto termine! O que a criança está fazendo é exatamente o que essa técnica propõe: encontrar a causa-raiz da curiosidade. Ou, no nosso caso, do problema.

Os 5 porquês são mais usados na resolução de problemas de manutenção, qualidade, produção e administrativos. Essa técnica é bastante útil em problemas simples ou de dificuldade moderada. Para problemas mais complexos, ela pode levar a um olhar focado demais, que ignora múltiplas causas. Neste caso, é melhor usar o próximo método.

 

Diagrama de Ishikawa (ou Espinha de Peixe)

O Diagrama de Ishikawa tem esse nome por causa de seu criador, o japonês Kaoru Ishikawa, que desenvolveu o método a partir de uma ideia básica: fazer as pessoas pensarem sobre todas as causas e razões possíveis para que um problema ocorra. A forma gráfica de representação dessa multiplicidade de fatores, por sua vez, dá origem ao outro nome pelo qual o método é conhecido: Espinha de Peixe.

A montagem do Diagrama de Ishikawa parte de um brainstorm com sua equipe, para encontrar as várias causas que originam o problema. Nesse processo, são considerados seis vetores: método, máquina, medida, meio ambiente, mão de obra e material.

Por analisar os problemas de forma mais holística, o Diagrama de Ishikawa faz mais sentido para problemas de abordagem mais complexa, em que vários fatores podem levar a causa raiz. A partir da definição de cada vetor do problema, é possível identificar as áreas que estão causando aquele problema e definir um plano de ação. Essa metodologia obtém melhores resultados a partir de equipes multissetoriais, que conseguem analisar as diferentes facetas do problema.

 

5W2H

O nome parece estranho, é verdade. Mas a metodologia 5W2H é bastante simples de entender e de aplicar no dia a dia das empresas. Independente do setor de atuação ou do tamanho do negócio, um plano de ação 5W2H é muito eficiente para solucionar problemas.

Essa é uma ferramenta de gestão bastante utilizada no planejamento estratégico. Partindo de um problema já identificado, a metodologia realiza uma análise sobre as melhores formas de chegar a um bom resultado. A partir daí, é possível estruturar um plano de ação. Para isso, usa sete perguntas:

1) What (o quê)?

2) Why (por quê)?

3) Where (onde)?

4) When (quando)?

5) Who (quem?)

6) How (como?)

7) How much (quanto?)

Em inglês, são cinco perguntas que começam com “W” e duas com “H”: 5W2H. Essa análise se destaca de outras metodologias de plano de ação por ser uma ferramenta simples e completa, que otimiza o tempo dos profissionais. É muito dinâmica e facilita a realização de ajustes mesmo após sua implementação. Isso faz com que ela seja ainda mais adequada a esse tempo de transformação digital que estamos vivendo.

 

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